電話でのメッセージの残し方-Bizmatesで英語対応レッスン13

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さて、今回でBizmatesのOther programsの電話対応レッスン13回目になりますが、今回は「電話でのメッセージの残し方」についてのレッスンになります。

 

Bizmates

 

 

ちなみにBizmatesの基本的なこと(レッスンの流れ含む)については下のページでご紹介していますので、まだBizmatesのことをご存じない方はぜひご確認いただければと思います。

 

オンライン英会話のBizmatesに登録!そのレッスン内容とは?

 

 

Leaving a message

 

今回予約をとったのはJaja先生です。予約時間通りにSkypeコールがきて早速レッスン開始。

 

今回のレッスンタイトルは「Leaving a message」というわけで、電話でのメッセージの残し方についてのレッスンになります。

 

そんなわけで早速レッスンについて書いていきたいと思いますが、今回のレッスン内で大切とされているポイント(Biz tip)は下記の3つになります。

 

  • 簡潔にメッセージを残す
  • 連絡先の詳細を伝える
  • 電話をかけなおしてもらうのに都合のいい時間を伝える

 

 

Seeパートではいつもの通りいい例文と悪い例文が紹介されていますが、悪い例文ではKenがMr.Loganに電話したものの不在だったため、かけなおしてほしい旨を伝え、自分の電話番号を伝えただけで電話を終えてしまっています。

 

一方、いい例文では Our order was supposed to arrive this morning, but it’s still not here.と、先ずはしっかりと「なぜ自分が電話をしたのか」理由を簡潔に述べています。

 

さらにKenはMr.Loganが不在と聞いた後にも、Can you tell me what time he is scheduled to return?と、何時ごろ彼が戻ってくるのか尋ね、さらに Could you please ask him to call me back at my office as soon as he gets back?とMr.Loganが戻ってきたらすぐに電話をかけなおしてほしい旨を伝えています。

 

 

人によっては「別に急ぎじゃないんだ」と思ったら、ついつい忘れてしまう人もいるでしょうが、ここまでしっかり伝えておけばさすがに伝え忘れもなくなるのではないでしょうか。

 

そして最後にKenはAnd may I have your name, please?と、担当者の名前を確認し万が一の伝え忘れも防止しています。担当者も名前を確認されると「もし伝え忘れた場合、自分の責任を問われる」ため、より責任感をもって仕事にあたってくれるようになりますからね。

 

 

ここでSeeパートが終了。次にTryパートでは「あなたの求めている人がいない場合、だいたい他の誰が代わりに対応しますか?」「(メッセージを残すとき)あなたならどんな情報を相手に与えますか?」といった質問に答えました。

 

そしてActパートでは…

 

  • 請求書についての確認
  • 重要な書類を受け取っているかの確認
  • (あなたの)仕事で想定されるシチュエーション

 

の3つの状況を想定してメッセージを残すロールプレイを行いました。特に難しかったのが自分の仕事関連のシチュエーションをもとに行ったロールプレイで、先ず「どんなシチュエーションをもとにロールプレイを行うのか」から考えなければならなかったので、「どうしよう…」とちょっと考え込んでしまうことに。

 

 

結局、「お客様のアポイントの時間を確認」するためにメッセージを残すという状況のもとロールプレイを行うことに。基本的にSeeパートの流れにそってロールプレイを行えばいいので、ロールプレイ自体はそこまで難しくありませんでしたが。

 

 

今回のレッスンの感想

 

さて、今回は英語でメッセージを残すためのレッスンですが、実際に今回のレッスンで学んだ内容に完璧に沿っていつもメッセージを残している、という人の方が珍しいのではないでしょうか。

 

普段、いつも会っているお客さんにメッセージを残す場合なんて、だいたい「ああ、あの案件の話かな」と向こうがある程度予測してくれるため、「とりあえずかけなおして下さい」と伝えて事が済みますからね。

 

 

ただ、海外で日本人的な感覚が通じない人とやりとりする場合、相手に無駄な心配をさせないためにも、メッセージの内容、いつかけなおしてほしいのか、連絡先をしっかり伝えるなど、できるだけ誤解が起こらないように事細かく伝えたほうがいいのは確実です。

 

なので、普段仕事で海外の担当者とやりとりするものの、その人がよく部署を空けているようなら、今回のレッスンは必ず役に立つのではないかと思います。

 

ちなみに今回予約をとったJaja先生はとても上品で物静かな雰囲気の先生でした。落ち着いてレッスンを受けたい人におススメできる先生かと思います。もちろん、英語レベルも高いですので。

 

 

今回のレッスン感想は以上です!次回も引き続き、Bizmates電話対応レッスンを受けていきたいと思います。

 

 

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